Rekstrarsamningur við rekstraraðila skýjageira

 

 

Markmið framsetningar

Með framsetningu á efni rekstrarsamnings fjármála- og efnahagsráðuneytisins við rekstraraðila skýjageira ríkisins, er starfsfólki stofnana gert kleift að kynna sér innihald þeirra og átta sig á þeim réttindum og skyldum sem rekstraraðila hafa tekið á sig varðandi ábyrgð og utanumhald á skýjageirum ríkisins.

 

 

Almennt

Samningur þessi er á milli Fjármála- og efnahagsráðuneytisins, kt. 550169-2829 (hér eftir FJR) og REKSTRARAÐILA, kt. 000000-0000, (hér eftir rekstraraðili) um rekstur og stjórnun á Microsoft 365 umhverfi og lausnum (hér eftir nefnt skýjageiri), fyrir hönd stofnana og skóla ríkisins (hér eftir nefndir þjónustukaupi).

Rekstrarsamningur               á              skýjageira:             domain.onmicrosoft.com    

Markmiðið með samningi þessum er að koma á samstarfi milli opinberra aðila um nýtingu á tölvuskýjalausnum ríkisins.  Samstarfið varðar almannahagsmuni og er því ætla að stuðla að auknu öryggi, skilvirkni og hagkvæmni í rekstri skrifstofuumhverfis ríkisins. Sameiginlegt markmið rekstraraðila og FJR er að allur daglegur rekstur á ofangreindum skýjageira falli innan þeirrar þjónustu sem rekstraraðili veitir skv. samningi þessum. Við upphaf samnings tilgreinir FJR þá þjónustukaupa sem tilheyra ofangreindum skýjageira, að undangengnu samráði við alla hagsmunaaðila, en í framhaldi mun svonefnt

Þjónustueigendaráð fjalla um og ákveða mögulegar breytingar á þessu. 

Báðir samningsaðilar gera sér grein fyrir því að ítarleg útfærsla á stjórn-, rekstrar- og þjónustu-skipulagi muni vera í mótun á samningstíma og verði útfærð í samráði við samningsaðila, þjónustukaupa og Þjónustueigendaráð. Samningurinn gildir til og með 31. maí 2021 og munu aðilar þá fara yfir samninginn með tilliti til breytinga sem kunna hafa orðið á rekstrarumhverfinu, þjónustu frá Microsoft og almennum tækninýjungum í skýjageiraumhverfinu (Microsoft 365).

Markmiðið með þessum samningi er að koma á samstarfi milli opinberra aðila um nýtingu á skýjalausnum í rekstri hins opinbera.  Það varðar almannahagsmuni að þetta samstarf eigi sér stað.

Umfang

Umfang samningsins er uppsetning á skýjageira, rekstur, úrlausn rekstraratvika þar sem þarf stjórnunarréttindi (e. administration rights) á skýjageira sem og aðkomu Microsoft Support að lausn mála, ásamt aðkomu að flutningi gagna yfir í nýjan skýjageira. auk stjórnunarlegri ábyrgð á rekstri skýjageira. Þá mun rekstraraðili hafa virka aðkomu að Arkitektúrráði og sameiginlegum tæknivettvangi sem snerta málefni Microsoft 365 reksturs.

Skýringar

Rekstraraðili

Með rekstraraðila er átt við þá stofnun sem rekur skýjageira fyrir hönd FJR. Rekstraraðili er sá sem ber ábyrgð á þjónustustigi, skilgreiningu og afhendingu tiltekinnar þjónustu.

Stjórnunarleg ábyrgð á rekstri skýjageira er í höndum rekstraraðila þess. Rekstraraðili ber ábyrgð á því að þjónustukaupi fái aðgang að þeim Microsoft 365 þjónustum og vörum sem í boði eru og þjónustukaupi hefur leyfi fyrir.

Rekstraraðili ber ábyrgð á að öll þjónusta Microsoft samræmist þessum samningi. Ef rekstraraðili er í vafa um framkvæmd einstakra atriða samningsins skal hafa samráð við tengilið FJR.

Skýjageiri (e. tenant)

Skýjageiri er samheiti yfir Microsoft stjórnunar- og þjónustustýringar sem rekstraraðila er úthlutað til að hafa umsjón með réttindum og stýringum ásamt lausnaframboði fyrir hönd skilgreinds hóps stofnana eða skóla sem eru í sameiginlegu skýjastjórnkerfi Microsoft s.s. Office 365, Azure AD ofl.

Skýjageiri er afmarkar sameiginlegar stýringar og umsjón á þeim vörum og þjónustum sem tilgreindir þjónustukaupendur geta nýtt sér skv. samningum um Microsoft 365.

Microsoft 365 skýjageiri inniheldur allar skýjaþjónustur (vörur og þjónustur) frá Microsoft sem Microsoft 365 leyfið innifelur, en þó háð því hvaða þjónustuframboð Þjónustueigendaráð og Arkitektaráð ákveða á hverjum tíma.

Þjónustukaupandi

Ríkisstofnun eða skóli sem tilheyra tilgreindum skýjageira ríkisins.

Þjónustueigendaráð (e. Service Owner Board)

Þjónustueigendaráð ber ábyrgð á þjónustugrunni sem inniheldur þjónustuskrá, vegvísa og regluvörslu fyrir vörur og þjónustu. Ráðið vinnur í umboði FJR og veitir fulltrúi þess ráðinu forstöðu. Þjónustueigendaráði er ætlað að vera rödd notenda varðandi framþróun skrifstofuumhverfis ríkisins (Microsoft 365). Frekari skýringar á hlutverki og verkefnum þjónustueigendaráðs er að finna í viðhengi.

Leyfaumsýsla

Leyfaumsýsla í höndum Fjársýslu ríkisins (hér eftir nefnt FJS). FJS sér um pantanir, breytingar og afpöntun leyfa gagnvart Microsoft.  Hún sér jafnframt um innheimtu leyfa og þjónustukostnaðar gagnvart þjónustukaupum. FJS starfrækir þjónustuborð varðandi leyfamál og veitir innheimtuþjónustu gagnvart þjónustukaupum og rekstraraðilum. FJS hefur heimild til afla upplýsinga um fjölda og tegundir leyfa allra rekstraraðila og þjónustukaupa er varða samninga ríkisins við Microsoft / leyfabirgja ríkisins á Íslandi. 

Þjónustuskrá 

Listi yfir skilgreindar þjónustur og vörur sem eru aðgengilegar notendum í Microsoft 365 skýjageiranum.

Arkitektúrráð - Tækniráð

Arkitektúrráð hefur það hlutverk að sjá um tæknilegar útfærslur þeirra ákvarðana sem Þjónustueigandaráð ákveður varðandi vörur og þjónustur. Ráðið samanstendur af fulltrúum sem tilnefndir eru af rekstraraðilum.

Rekstur

Með daglegum rekstri er átt við að tryggð sé eðlileg þjónusta við skýjageirann til að starfsemi þjónustukaupa raskist ekki af því leyti sem rekstraraðili getur tryggt, þar sem rekstur kerfisins er að öðru leyti í höndum Microsoft. Rekstraraðili ber ekki ábyrgð á þeim atvikum sem kunna að verða vegna þjónustufalls í gagnaverum Microsoft. 

Það er sameiginlegur skilningur samningsaðila að í þjónustusamningi milli rekstraraðila og þjónustukaupa er vinna ekki innifalin sem snýr að breytingum og aðlögun á kerfi stofnana sem fá aðgang að skýjageira í umsjón rekstraraðila. Hins vegar getur rekstraraðili veitt ráðgjöf til stofnana vegna tenginga við skýjageira.

Rekstraraðili ber ábyrgð á að öll þjónusta hans samræmist þessum samningi. Ef rekstraraðili er í vafa um framkvæmd einstakra atriða samningsins skal hafa samráð við tengilið FJR.

Rekstraraðila er heimilt að nota undirverktaka við framkvæma einstaka þjónustuþætti samkvæmt samningi þessum.  Slíkt leysir rekstraraðila ekki undan skuldbindingum sínum skv. samningi þessum. 

Leyfisumsýsla

Fjársýsla ríkisins er leyfisbirgi Microsoft samningsins. Stofnanir sem heyra undir samninginn þurfa að panta öll Microsoft leyfi og telja árlega inn á hann hjá leyfisbirgja. Þær stofnanir sem sjá um leyfi fyrir aðrar stofnanir þurfa að gera grein fyrir leyfisnotkun sundurliðaða eftir stofnunum.  

Leyfisbirgi skal hafa aðgang að og geta skoðað leyfisnotkun stofnana í skýjageira en getur að auki kallað eftir notkunarskýrslum frá Rekstraraðila.

Þjónustustig

Rekstraraðili skal starfa samkvæmt skrásettum þjónustuferlum. Allar verkbeiðnir sem berast rekstraraðila eru skráðar og flokkaðar sem ákvarðar viðbragðstíma og viðeigandi forgang. Öll vinna sem tengist viðkomandi beiðni er skráð og tímasett þannig að hægt sé að rekja ferli allra beiðna og fá fram greinargóð yfirlit og skýrslur.

Rekstraraðila ber að rýna stöðugt þjónustu sína gagnvart verkkaupa til að auka þjónustuánægju og lækka kostnað vegna þjónustunnar. Þjónusta rekstraraðila kann að vera tekin út af hálfu FJR s.s. með framkvæmd þjónustukannanna meðal þjónustukaupa.

Kröfur til rekstraraðila

Aðgengi að auknum stjórnunarréttindum (kerfisstjórar/Global Admin) skýjageira skal vera takmörkuð við þá einstaklinga sem þurfa raunverulega að vinna með aukin réttindi í skýjageiranum. Ef auknar kröfur eru hjá stofnun varðandi aðgengi að gögnum þá skal rekstraraðili tryggja það samkvæmt bestu stöðlum og taka tillit til þeirra krafna við vinnu kerfisstjóra. Rekstraraðili þarf uppfylla allar þær kröfur er gilda um stofnanir innan skýjageirans og lúta að gögnum viðkomandi stofnunar. Tryggt skal að starfsmenn rekstraraðila hafi gott aðgengi til að fylgjast með rekstrarumhverfi þjónustukaupa. 

Rekstraraðili ber ekki ábyrgð á að ef þjónustukaupi framfylgi ekki fyrirmælum rekstraraðila um meðferð hugbúnaðar eða gengur gegn ákvæðum eða tilmælum um öryggisráðstafanir sem gerðar eru vegna skýjageirans. 

Rekstraraðili ber ábyrgð á öryggi skýjageira og öryggi gagna í skýjageiranum samkvæmt tækniforskrift Arkitektaráðs. Við innleiðingu á gögnum stofnunar í skýjageira er einungis boðið upp á staðlaða afritun í Microsoft 365. Frekari afritun þarf að semja sérstaklega um við rekstraraðila. 

Rekstraraðili ber ábyrgð á því að uppsetning á skýjageira og að tengingum við þá sé samkvæmt bestu stöðlum, samkvæmt ákvörðunum Þjónustueigandaráðs og Arkitektúrráðs auk leiðbeininga sem framleiðendur gefa út hverju sinni. 

Lög um öryggi net- og upplýsingakerfa mikilvægra innviða, 25. júní 2019 nr. 78, gilda um þjónustu rekstraraðila.

Rekstraraðili á aðild að Arkitektaráði sem útfærir tæknilega  þær þjónustur sem verða í boði í almennri þjónustuskrá. Þjónustueigendaráð tekur ákvarðanir um þær þjónustur sem verða í boði í skýjageiranum byggða á almennu þjónustuskránni. Arkitektaráð skilgreinir lágmarkskröfur sem framfylgja skal á milli rekstraraðila og þjónustukaupa, t.d. varðandi meðferð gagna hjá stofnun.

 

Vinnslusamningur

Rekstraraðili skuldbindur sig til að gera vinnslu- og þjónustusamninga við stofnanir sem verða hýstar í skýjageira í umsjón rekstraraðila. Sjá nánar sniðmát að vinnslusamningi Persónuverndar1

Uppsögn þjónustu

Við lok þjónustu eða uppsögn samnings mun rekstraraðili aðstoða stofnun varðandi aðgangsheimildir og greiða þjónustuaðila leið til að afrita gögn stofnunar úr umhverfi Microsoft 365.

Vinna vegna uppsagnar þjónustu er ekki innifalin í þóknun rekstraraðilans vegna þjónustu sem samningur þessi nær til.  

1 https://www.personuvernd.is/media/umsoknir-eydublod/Snidmat-advinnslusamningi.docx  

Hafi stofnun ekki óskað eftir afhendingu gagna innan 90 daga frá lokum þjónustu er rekstraraðila heimilt að eyða gögnum að undangenginni staðfestri viðvörun til stofnunar eða fagráðuneyti þess, mánuði áður en til eyðingar kemur.

Tengiliðir samningsaðila

FJR skipar sérstakan tengilið vegna þessa rekstrarsamnings. Tengiliðurinn hefur yfirumsjón og eftirlit með því að rekstraraðili uppfylli gerða samninga.

Rekstraraðili skipar tengilið vegna samnings þessa. Tengiliður skal í öllum efnum geta komið fram fyrir hönd rekstraraðila um framkvæmd samnings þessa, gefið út og veitt viðtöku yfirlýsingum varðandi hann.

Tilgreint í viðauka hverjir eru tengiliðir.

Þjónusta rekstraraðila

Skýjageiri inniheldur allar skýjaþjónustur frá Microsoft sem Microsoft 365 leyfið innifelur.  Þjónustuframboðið er þó háð innleiðingaráætlun og því þjónustuframboði sem Þjónustueigendaráð og Arkitektaráð forgangsraðar á hverjum tíma. 

Þjónustuskrá kann að breytast en þó aðeins að undangengnu samþykkis  Þjónustueigandaráðs.

Rekstraraðili mun setja upp þjónustuferla þar sem fram kemur hvernig hann mun fylgjast með stöðu mála í einstökum þjónustuflokkum, við hverja þarf að hafa samband og hverjir hafa leyfi til að taka ákvarðanir er varða breytingar í hverjum flokki. Rekstraraðili ákveður hvaða afritunarhugbúnað hann ætlar að nota, en þarf eins og kostur er að taka tillit til þarfa stofnana og þær kröfur sem eru lagðar á þær.

Rekstraraðili skal leiða sérfræðihópa vegna þjónustunnar sem geta starfað þvert á skýjageira. 

Rekstraraðilar munu eiga í samráði við Þjónustueigandaráð um að koma upp gátlista yfir staðlaðar uppsetningar á þjónustum eins og t.d. lykilorðareglur, gagnavernd, dulkóðunarferla, fjölþáttaauðkenningu og aðra öryggisþætti sem eru í Office 365 skýjageira.

Dagleg rekstrarþjónusta innifelur eftirfarandi:

1         Fylgjast með ástandi þjónusta í Microsoft 365 umhverfinu (Service Health) og gera viðeigandi ráðstafanir til að tryggja að tilkynningar um slíkt séu aðgengilega tengiliðum þjónustukaupa ef breytingar eða þjónusturof verður svo hægt sé að gera viðeigandi ráðstafanir.

2         Fylgjast með tilkynningum um nýjungar eða breytingar í Office 365 og gera viðeigandi ráðstafanir til að tryggja að tilkynningar um slíkt séu aðgengilegar tengiliðum þjónustukaupa. 

3         Sjá um samskipti við tengilið þjónustukaupa.

4         Sinna vöktun á Microsoft 365 skýjageira og grípa til aðgerða ef þörf er á. 

5         Fylgjast með öryggismálum í Microsoft 365 og grípa til aðgerða ef þörf er á.

 Þjónustugjald og viðbótarþjónusta 

Rekstraraðili mun innheimta þjónustugjald fyrir daglega rekstrarþjónustu samkvæmt samþykktri og auglýstri verðskrá. FJS sér um að innheimta og greiða rekstraraðila þjónustugjaldið á grunni fjölda og stærð þjónustukaupa og fjölda notenda hjá hverjum þjónustukaupa. Rekstraraðili fær ekki greitt fyrir sína eigin notendur/starfsmenn.

Þjónustugjald er innheimt ársfjórðungslega.

Rekstraraðila er frjálst að bjóða þjónustukaupum viðbótarþjónustu skv. eigin verðskrá.  Viðbótarþjónusta skal vera veitt á grunni skriflegra samninga milli rekstraraðila og þjónustukaupa. Rekstraraðila er frjálst að innheimta þá þjónustu beint til þjónustukaupa eða fela FJS slíka innheimtu skv. samkomulagi. 

Yfirlýsing

Samningsaðilum er það ljóst að þessi samstarfssamningur er nýlunda og fyrir séð að ekki er hægt að tiltaka eða sjá fyrir allt sem komið getur upp á, þar af leiðandi er gert ráð fyrir því að allir hagaðilar, FJS, rekstraraðili og þjónustukaupi muni ræða saman ef grípa þarf til ráðstafana ef vafi leikur á að samningurinn nái tiltekinna mála.

Undirritun samnings

Samningur þessi er rafrænt undirritaður í maí 2020, í samræmi við lög um rafrænar undirskriftir nr. 28/2001 og reglugerð Evrópuráðsins nr. 910/2014 (eIDAS), af Nafn tengiliðar, skrifstofustjóra fyrir hönd fjármála‐ og efnahagsráðuneytisins og Nafn tengiliðar, Starfstitill fyrir hönd rekstraraðila. Hvor samningsaðila varðveitir eintak samningsins. Aðilar hafa kynnt sér efni samningsins og staðfesta með undirritun sinni umboð til undirritunar fyrir hönd aðila. Samningur þessi gengur framar og kemur að öllu leyti í stað eldri samninga um sama efni sem í gildi kunna að vera á milli samningsaðila.

  

Viðauki 1 – rekstrargjöld stofnana

Samkvæmt            rekstrarsamningi er            rekstraraðila         heimilt    að           innheimta þjónustugjöld af þeim stofnunum sem sækja þjónustu við notkun sína á skýjageira í rekstri hjá skilgreindum þjónustuaðila.  Samræmd verðskrá er fyrir innheimtu slíkrar þjónustu á öllum skýjageirum ríkisins, til þess að tryggja gagnsæi og samþættingu slíkra gjalda á allar A-hluta stofnanir ríkisins.

Þjónustugjald er tvískipt.  Annarsvegar er mánaðarlegt grunn gjald stofnunar sem er innheimt eftir þremur stærðarflokkum, að viðbættu gjaldi fyrir hvern starfsmann stofnunarinnar sem þjónustuna sækir.  Saman mynda þessir tveir þættir þjónustugjald stofnunarinnar til rekstraraðila í hverjum mánuði. Gjaldskrá, samþykkt þann 1.6.2020 Grunngjald:

 

 

  • Stofnun með 1 – 15 starfsmenn

  • kr.   7.500 pr. Mánuð

 

  • Stofnun með 1 – 15 starfsmenn

  • kr.   7.500 pr. Mánuð

 

  • Stofnun með 16 – 50 starfsmenn

  • kr. 15.000 pr. Mánuð

 

  • Stofnun með 51 og fleiri starfsmenn

  • kr. 25.000 pr. Mánuð

 

  • Notendagjald pr. starfsmann er: kr. 360 pr mánuð.

 

Verð er án virðisaukaskatts og ber Fjársýslunni að bæta við lögbundnum virðisaukaskatti ofan á rekstrargjöld skv. Lögum nr 50 frá 24. maí 1988 Innheimta þjónustugjalda verður í höndum Fjársýslu ríkisins og verður með sama hætti að innheimt er fyrir hugbúnaðarleyfi Microsoft, eða einu sinni ársfjórðungslega.  Fjársýslan stendur skil á þjónustugjöldum til rekstraraðila skv. sundurliðunarskýrslu

Viðbótarráðstöfum vegna þjónustu Háskóla Íslands vegna nemenda skólastofnanna.  Heimild er veitt fyrir Háskóla Íslands að innheimta kr. 200 á ári vegna nemenda sem fá aðild að Office 365 umhverfi Microsoft fyrir umsýslu og þjónustu.  Háskólinn innheimtir nemendagjaldið beint af viðkomandi skólastofnun við upphaf skólaárs.

             

Viðauki 2 – stuðningur vegna innleiðinga stofnana

Sértækur stuðningur Fjármálaráðuneytisins vegna innleiðingu stofnanna í skýjageira

Rekstraraðilar sem munu bera ábyrgð á rekstri skýjageira fyrir aðrar stofnanir en starfsfólk rekstraraðila, er tryggður fjárhagslegur stuðningur vegna álags og vinnu við grunn innleiðingu stofnanna í skýjageira.  Um er að ræða einsskiptisaðgerð að auðkenna Active Directory umhverfi stofnanna við skýjageirann, eftir atvikum að flytja tölvupósta og vinnugögn í skýjageirann og einhverjum tilfellum að flytja notendur og gögn frá fyrirliggjandi skýjageira stofnunar í endanlegan skýjageira undir samningi Fjármálaráðuneytisins við Microsoft.

Heildar stuðningur ráðuneytisins við stofnanir er að upphæð 60.000.000 og skiptist á þá rekstraraðila sem sjá um rekstur skýjageira fyrir fleiri stofnanir er sjálfa sig.  Upphæðin skiptist hlutfallslega á milli rekstraraðila eftir fjölda þeirra starfsmanna sem nýta þá skýjageira sem borin er ábyrgð á.  Starfsmenn rekstraraðila dragast frá heildarfjölda starfsmanna í þeirra umsjá.  Í tilfelli Háskóla Íslands er bætt við reiknuðum fjölda notendagilda til að mæta innleiðingu 50.000 nemanda skólanna.

Stuðningurinn er greiddur út eftir framgangi innleiðinga.  30% upphæðarinnar verður greidd þegar 30% notenda hafa verið innleiddar, Næstu 30% þegar 60% notenda hefur verið innleiddur og loka 40% þegar innleiðingu er lokið.

Skipting á stuðningi ráðuneytisins:

Rekstraraðili

Fjöldi notenda

Heildar stuðningur

30%

30%

40%

Umbra

4.825

19.632.443

5.889.733

5.899.733

7.852.977

SAK

2.255

9.175.370

2.752.611

2.752.611

3.670.148

7.600

30.923.640

9.277.092

9.277.092

12.369.456

Alþingi

66

268.547

80.564

80.564

107.419

Samtals

14.746

60.000.000

18.000.000

18.000.000

24.000.000

 

 

             

Viðauki 3 – Þjónustueigendaráð

Almennt um þjónustueigendaráð

Skýjageirar ríkisins halda utan um samvinnu- og samþættingar umhverfi starfsmanna í Microsoft 365, of nefnt skrifstofuumhverfi.  Þeir eru jafnframt ákveðin skipting rekstrarumhverfis milli stofnana ríkisins, sjá yfirlits mynd hér að neðan.  Þjónustuframboð Microsoft í skýjageirum fer annars vegar eftir þeirri þjónustu sem er innifalin í þeim áskriftarleyfum sem keypt eru hverju sinni og hins vegar eftir áherslum og markmiðum svokallaðs Þjónustueigendaráðs.  Þjónustueigendaráð fjallar um og forgangsraðar þeim þjónustum/vörum sem eru í boði innan áskrifaleyfa Microsoft hverju sinni, ásamt því að fjalla um framtíðarþjónustuþörf og eftir atvikum breytingu á áskrifaleyfum á samningi fjármála- og efnahagsráðuneytisins (FJR) við Microsoft fyrir hönd ríkisins.  Þjónusturáðinu er þannig ætlað að halda til haga þörfum notenda þannig að samningar endurspegli þær sem best hverju sinni.

 

Skipulag skýjageira ríkisins, samþykkt á arkitektaráðsfundi 1.4.2019 (með uppfærslu þann

28.2.2020)

Hlutverk Þjónustueigendaráð

Þjónustueigendaráð kynnir sér í þaula þá þjónustu sem Microsoft veitir í gegnum áskrifaleyfi ríkisins, Microsoft 365 E3 og F3, ásamt því að kynna sér viðbótar þjónustur sem eru til þess fallnar að auka öryggi notenda, notendabúnaðar og upplýsinga.

Þjónustueigendaráð mótar stefnu fyrir þá þjónustuþætti sem eru innifaldir í áskrifaleiðum ríkisins á hverjum tíma í samningi við Microsoft. Ráðið ákvarðar hvaða þjónustuþætti skuli taka í notkun, í hvaða skrefum og í hvaða tilgangi. 

Þetta nefnist einu nafni þjónustugrunnur.

Þjónustueigendaráð felur svo arkitektaráði að úrfæra tæknilega gangsetningu og virkjun þeirra þjónustuþátta sem ákveðið er að taka í notkun.

Þjónustueigendaráð mótar stefnu um innleiðingu á frekara þjónustuframboði Microsoft í tengslum við Microsoft 365 áskrift ríkisins.  Viðbótarþjónustur, færsla á milli áskriftarleiða, t.d. hækkun á þjónustustigi úr E3 virkni í E5.

 

Skipun þjónustueigendaráðs

Þjónustueigendaráð             starfar    í               umboði FJR          og            veitir       fulltrúi    þess  þjónustueigendaráði forstöðu og ber ábyrgð á mönnun þess.  Ráðið skal skipa auk fulltrúa FJR, fulltrúa stofnanna úr öllum skýjageirum sem falla undir samning ríkisins við Microsoft (sjá yfirlits mynd Tæknigrunnur 0).  

Þjónustueigendaráð er skipað einstaklingum sem hafa góðan skilning á þjónustu og stjórnun stofnana og hvaða kröfur eru gerðar til starfsemi þeirra.  Fulltrúar ráðsins koma því fremur úr faglegum hluta stofnana en frá tækni- eða fjármáladeildum.  Óskað skal eftir fulltrúa stofnanna sem er forstöðumaður eða í beinum samskiptum við forstöðumenn..  FJR velur 1 – 2 fulltrúa frá hverjum skýjageira til þátttöku í þjónustueigendaráði.  

FJR ákveður hvort þörf sé á setu utanaðkomandi sérfræðings í ráðinu sjálfu, eða hvort nægjanlegt sé að kalla eftir ráðgjöf eftir því sem þörf kallar.

Skipunartími ráðsins sé í 12 mánuði í senn og miðist við dagsetningar samnings við Microsoft og hefjist 1. júní ár hvert og standi til 31. maí 

Ráðið fundar ársfjórðungslega og skal setja sér starfsáætlun fyrir árið. 

Formaður ráðsins boðar og undirbýr fundi og heldur utan um starf þess. Vinnuframlag hvers og eins, utan formanns,  getur verð um 4 klst. í tengslum við hvern fund. Ekki er um launaða fundarsetu að ræða.

 

 

 

 

Viðauki 4 -  Arkitektaráð

Almennt um Arkitektaráð

Skýjageirar ríkisins halda utan um samvinnu- og samþættingar umhverfi starfsmanna í Microsoft 365, oft nefnt skrifstofuumhverfi.  Þeir eru jafnframt ákveðin skipting rekstrarumhverfis milli stofnana ríkisins, sjá yfirlits mynd hér að neðan.  Þjónustuframboð Microsoft í skýjageirum fer annars vegar eftir þeirri þjónustu sem er innifalin í þeim áskriftarleyfum sem keypt eru hverju sinni og hins vegar eftir áherslum og markmiðum svokallaðs Þjónustueigendaráðs.  Þjónustueigendaráð fjallar um og forgangsraðar þeim þjónustum/vörum sem eru í boði innan áskrifaleyfa Microsoft hverju sinni, ásamt því að fjalla um framtíðarþjónustuþörf og eftir atvikum breytingu á áskrifaleyfum á samningi fjármála- og efnahagsráðuneytisins (FJR) við Microsoft fyrir hönd ríkisins.  Þjónusturáðinu er þannig ætlað að halda til haga þörfum notenda þannig að samningar endurspegli þær sem best hverju sinni.

Arkitektaráð fær til afgreiðslu ákvarðanir og áherslur þjónustueigendaráðs og útfærir, hannar, skjalar og ákveður með hvaða hætti þjónustuþættir eru innleiddir í rekstur á skýjageirum ríkisins.

 

Skipulag skýjageira ríkisins, samþykkt á arkitektaráðsfundi 1.4.2019 (með uppfærslu þann

28.2.2020)

             

Hlutverk Arkitektaráðs

Arkitektaráð ber ábyrgð á tæknilegri högun skýjageira ríkisins (uppsetningu, öryggisstillingum, aðgangsstýringu á milli stofnanna.

Ráðið ber ábyrgð á að láta skjala alla tæknilega útfærslu, rýna og gefa formlega út samþykkt skjöl Pólstjörnunnar, sem rekstraraðilum er gert að fara eftir við uppsetningu, innleiðingu og rekstur skýjageira ríkisins.

Ákvarðanir þjónustueigendaráðs um viðbótarþjónustur og forgangsröðun á virkjun kerfa í Microsoft 365 umhverfi Microsoft, eru lagðar fyrir Arkitektaráð, sem ber ábyrgð á því að innleiðing þjónustuþátta samræmist þeim öryggiskröfum sem eru settar fyrir skýjageira ríkisins, að þjónustuþættir raski ekki öryggi notenda, búnaðar eða upplýsinga, séu prófaðar, skjalaðar og gefnir út staðlar fyrir rekstraraðila að fylgja.

Ef þeir kerfishlutar eða þjónusta sem þjónustueigendaráð óskar eftir skapar aukna áhættu, eða samræmist ekki öryggis stöðlum, getur ráðið sent erindi Þjónustueigendaráðs til baka með skýringum á þeim meinbugum sem kunna að valda því að annað hvort er ekki hægt að taka viðkomandi kerfishluta í notkun, eða leggja til leiðir til úrbóta, svo innleiðing samræmist arkitektúr og öryggis stöðlum.

Eftir því sem Microsoft 365 umhverfi Microsoft þróast, þarf reglulega að endurmeta öryggisráðstafanir sem hafa verið gerðar, uppfæra tæknilega skjölun og viðhalda útgefnu efni varðandi skrifstofuumhverfi ríkisins.

Arkitektaráð tekur fyrir beiðnir rekstraraðila um undanþágu frá útgefnum stöðlum og metur þær beiðnir, tilkynnir rekstraraðila um niðurstöðu, skjalar undanþáguna og gefur út.

Arkitektaráð fylgist með þróun Microsoft 365 og endurmetur arkitektúr og öryggisráðstafanir sem kunna að taka breytingum samfara breytingum hjá Microsoft, ásamt því að leggja til við þjónustueigendaráð breytingar á leyfasamsetningu notendaleyfa og/eða ráðlagðar viðbótar þjónustur eða kerfishlutar sem styðja við rekstrar- og öryggisstefnu Pólstjörnunnar.

 

Skipun Arkitektaráðs

Arkitektaráð starfar í umboði FJR og veitir fulltrúi þess  Arkitektaráði forstöðu og ber ábyrgð á mönnun þess.  Ráðið skal skipa auk fulltrúa FJR, fulltrúa rekstraraðila úr öllum skýjageirum sem falla undir samning ríkisins við Microsoft (sjá yfirlits mynd Tæknigrunnur 0).  

Arkitektaráð er skipað einstaklingum sem hafa góðan skilning á tæknilegum innviðum Microsoft 365.  Leitast skal við að meðlimir ráðsins búi yfir sérhæfingu á sem flestum rekstrarþáttum Microsoft 365 Sbr. Exchange online, Sharepoint, Teams, öryggismálum, notendaauðkenningu o.s.frv, hver á sínu sviði.

FJR velur 1 – 2 fulltrúa frá hverjum skýjageira til þátttöku í Arkitektaráði.  

FJR ákveður hvort þörf sé á setu utanaðkomandi sérfræðings í ráðinu sjálfu, eða hvort nægjanlegt sé að kalla eftir ráðgjöf eftir því sem þörf kallar.

Skipunartími ráðsins sé í 12 mánuði í senn og miðist við dagsetningar samnings við Microsoft og hefjist 1. júní ár hvert og standi til 31. maí 

Ráðið fundar ársfjórðungslega og skal setja sér starfsáætlun fyrir árið.  Formaður ráðsins boðar og undirbýr fundi og heldur utan um starf þess. Vinnuframlag hvers og eins, utan formanns,  getur verð um 4 klst. í tengslum við hvern fund. Ekki er um launaða fundarsetu að ræða.

Á innleiðingartíma stofnanna, er kallað örar til funda, til þess að rýna, samþykkja og gefa út tæknilega skjölun sem verður til samhliða innleiðingu stofnanna.  Boðað er til slíkra aukafunda með amk, 7 daga fyrirvara.

 

             

Viðauki 5 – Tengiliðalisti

Tengiliðir samnings

Tengiliðir FJR

Nafn:

Titill

Tölvupóstur

Sími

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tengiliðir Rekstraraðila

Nafn:

Titill

Tölvupóstur

Sími