Uppsetning á Microsoft Teams hjá stofnunum

Nú er fyrirsjáanlegt að fjölmargir starfsmenn ríkisins munu vinna heima næstu misseri vegna COVID-19 faraldursins.  Mikilvægt er í þessum aðstæðum að starfsmenn geti sinnt starfi sínu eins vel og mögulegt er.

Fjármála- og efnahagsráðuneytið hefur, í samstarfi við Microsoft og aðra birgja, undirbúið aðgerðir sem styðja stofnanir í uppsetningu á fjarvinnslukerfum. Samningar ríkisins við Microsoft tryggir aðgang að samvinnukerfum sem eru hluti af Microsoft 365 hugbúnaðarpakkanum.  Eitt af þeim kerfum sem nýtast hvað best við þessar aðstæður er Microsoft Teams. Því ættu stofnanir ekki að þurfa að leggja út í auka fjárfestingu á hug- eða vélbúnaði.

Settur hefur verið á fót vinnuhópur sem á að tryggja öllum A-hluta stofnunum aðgang að Microsoft Teams.  Stofnanir eru hins vegar misjafnlega settar hvað varðar innleiðingu á Microsoft 365 og má skipta þeim upp í þrjá hópa:

• Stofnanir sem hafa þegar verið innleiddar á sinn skýjageira (e. tenant).  Þessar stofnanir, eru þegar komnar með Teams og geta hafið notkun á því umhverfi án tafar.
• Stofnanir sem hafa ekki enn verið innleiddar á sinn skýjageira, en eru nú þegar með aðgang að Office 365 umhverfinu.  Þessar stofnanir eru annað hvort með aðgang að Teams, eða hægt er að virkja ókeypis 6 mánaða Teams leyfi inn á núverandi umhverfi stofnanna.  Til þess að ganga úr skugga um það, er best að stofnanir hafi samband við núverandi þjónustuaðila og fá aðstoð við að virkja tímabundin Teams leyfi.
• Stofnanir sem hafa ekki enn verið innleiddar á sinn skýjageira og eru ekki með aðgang að Office 365 umhverfinu. Þessar stofnanir munu fá flýtimeðferð inn á sinn endanlega skýjageira og úthlutað Teams leyfi á starfsfólk.  Nánari leiðbeiningar um hvernig forstöðumenn stofnanna bera sig að er á síðunni "Umsókn um flýtiaðgang að Teams"  hér til vinstri.

Ráðuneytið vill árétta að stofnanir skulu huga að netöryggismálum og meðferð viðkvæmra upplýsinga vegna vinnu starfsmanna heima, líkt og á vinnustaðnum. Ráðuneytið hefur gefið út leiðbeiningar um hverju beri að huga að varðandi netöryggi, þegar starsmenn vinna heima. Hér fyrir neðan eru einnig gagnlegar upplýsingar fyrir starfsfólk og stjórnendur um hvernig er best að standa að því að nýta Teams í fjarvinnu.  Stonfanir geta jafnframt haft samand við ráðuneytið, sjá upplýsingar hér að neðan, varðandi frekari upplýsingar eða ráð.

Fjarfundir

Í gegnum eitt samhæft viðmót, sinna starfsmenn samskiptum sín á milli með netspjalli og netsímtölum án sérstaks undirbúnings.    Það er einfalt að skipuleggja fundi með póstforritinu Outlook sem síðan eru haldnir í Teams. Í Teams er hægt að taka fundargerðir,  deila upplýsingum af skjá, deila skjölum eða deila kynningum. Þar er jafnframt rafræn krítartafla og einnig er hægt að taka upp fundi og vera í netspjalli samtímis.

Samhæfing og samþætting upplýsinga milli samstarfsfólks og vinnuhópa

Þegar starfsfólk vinnur í fjarvinnu er mikilvægt að það sé vel upplýst um stöðu mála og hafi t.a.m. aðgang að nýjustu útgáfu skjala.  Hægt er að stofna verkefnahópa utan um ákveðin verkefni eða málefni til að aðgreina þau betur heldur en t.d. með tölvupósti.  Með marksvissri notkun á Teams er hægt að samþætta  samvinnu vinnuhópa sem eflir samstarf og eykur möguleika fólks á að sinna sinni vinnu heiman frá.

Office hugbúnaður og krítartafla í rauntíma fyrir samvinnu

Teams veitir jafnframt möguleikann á því að margir starfsmenn vinni samtímis í sama Office-skjali (t.d. Word, Excel og PowerPoint) og geti átt samskipti með spjallþráðum inn í skjöllunum.  Þetta kemur í veg fyrir margar útgáfur af sama skjalinu og fækkar tölvupóstum með viðhengjum.  Mögulegt er að halda hugarflug á "krítartöflu", sem einfalt er að bæta við Office skjöl eða fundargerð.